Livenco
Tijd en geld besparen door automatisering.
Customer interview: Livenco
Sara de Waal, 30 Maart 2022 - Hilversum, The Netherlands
‘Livenco zorgt voor het onderhoud van duizenden lift- en toegangstechnieken in gebouwen van allerlei soorten vastgoedeigenaren (VvE’s, corporaties, warenhuizen). ’
'De details van al deze installaties, van pandeigenaren tot liftonderdelen en van storingen tot keuringen, zijn inzichtelijk in een FileMakersysteem dat Kempen Automatisering voor Livenco heeft gebouwd. Eigenaar Roy Vlug vertelt over de vele voordelen van deze software. ’
-
"Doordat de software een groot deel van het werk uit handen neemt, besparen we aardig wat fte’s!."
Roy Vlug
Eigenaar Livenco
Minder fte’s nodig
Roy vertelt: ‘Net als veel bedrijven werkten wij vroeger met allerlei lijstjes in Excel: lijsten met prijzen, met offertenummers, met installaties.
Dat was onoverzichtelijk en foutgevoelig, en het kostte veel tijd om ermee te werken. Een jaar of tien geleden zag ik een reclame voor FileMaker en ontdekte dat het mogelijk was om voor relatief weinig geld een uitgebreide centrale database te maken: dat zou alle drie de problemen oplossen.
Ik ging zoeken wat de beste aanbieder was, en kwam bij Kempen terecht. In een gesprek gaven wij aan wat onze wensen waren, waarna Kempen een database heeft gebouwd met alles wat wij erin wilden. Doordat de software een groot deel van het administratief werk uit handen neemt, besparen we aardig wat fte’s!’
Foutgevoeligheid nihil
De keuringen van de installaties worden gedaan door externe instanties. Livenco is verplicht om aan hen te tonen dat er voldoende onderhoud aan de installaties is gepleegd. Dit doen zij door middel van het generen van een rapportage in het systeem. Nadat de periodieke liftkeuring is geweest, komen de resultaten ervan via een koppeling automatisch in het FileMakersysteem. ‘Dat is een goed voorbeeld van kostenbesparing op fte’s,’ vertelt Roy. ‘Vroeger moest een medewerker van ons bedrijf de keuringsverslagen handmatig inkloppen, daar ging een hoop tijd in zitten. Op die manier was de documentatie inzichtelijk voor ons en voor de pandeigenaren. Nu is dat met een klik op de knop geregeld. We zien ook direct wat er mis is gegaan als de keuring niet is geslaagd.’
‘Wij hebben onze database inmiddels zo ver ingevuld met verschillende leveranciers van onderdelen, dat het systeem ook een benchmarkfunctie heeft. We kunnen zo, zonder overal navraag te hoeven doen, prijzen van verschillende leveranciers vergelijken. Hierdoor weten we of prijzen van onderdelen marktconform zijn. Dat is ook fijn voor klanten, om te weten dat ze niet te veel betalen voor de materialen. Ook kunnen we zien of een onderdeel op voorraad is, zodat we een korte levertijd kunnen garanderen. Daarnaast kunnen we via het systeem een RFO generen en automatisch uitzetten bij de leveranciers. Zij kunnen dan zelf een offerte uploaden.’
Meerjarenplannen
Eén van de modules in het FileMakersysteem van Livenco is het aanmaken van meerjarenplannen. ‘Er komt namelijk aardig wat kijken bij het onderhoud van een lift,’ legt Roy uit. ‘De verschillende installaties en onderdelen, zoals deuren, regelaars en kabels, vergen periodiek onderhoud en regelmatige keuringen.
Door periodiek onderhoud zorgen we dat de lift blijft werken en voorkomen we hoge kosten voor de eigenaren van de gebouwen, want liftonderdelen zijn duur. Het is belangrijk dat het onderhoud vooruit kan worden gepland. Op die manier kunnen we een indicatie van de kosten aan klanten geven, zodat zij weten waar zij aan toe zijn en budget kunnen vrijmaken.’
-
"‘Zonder Filemaker zouden deze op maat gemaakte modules te duur zijn´"
Roy Vlug
Eigenaar Livenco
Gekoppelde rapportages en keuringen
De keuringen van de installaties worden gedaan door externe instanties. Livenco is verplicht om aan hen te tonen dat er voldoende onderhoud aan de installaties is gepleegd. Dit doen zij door middel van het generen van een rapportage in het systeem. Nadat de periodieke liftkeuring is geweest, komen de resultaten ervan via een koppeling automatisch in het FileMakersysteem.
‘Dat is een goed voorbeeld van kostenbesparing op fte’s,’ vertelt Roy. ‘Vroeger moest een medewerker van ons bedrijf de keuringsverslagen handmatig inkloppen, daar ging een hoop tijd in zitten. Op die manier was de documentatie inzichtelijk voor ons en voor de pandeigenaren. Nu is dat met een klik op de knop geregeld. We zien ook direct wat er mis is gegaan als de keuring niet is geslaagd.’
‘Wij hebben onze database inmiddels zo ver ingevuld met verschillende leveranciers van onderdelen, dat het systeem ook een benchmarkfunctie heeft. We kunnen zo, zonder overal navraag te hoeven doen, prijzen van verschillende leveranciers vergelijken. Hierdoor weten we of prijzen van onderdelen marktconform zijn. Dat is ook fijn voor klanten, om te weten dat ze niet te veel betalen voor de materialen. Ook kunnen we zien of een onderdeel op voorraad is, zodat we een korte levertijd kunnen garanderen. Daarnaast kunnen we via het systeem een RFO generen en automatisch uitzetten bij de leveranciers. Zij kunnen dan zelf een offerte uploaden.
Voordelig FileMaker & Dynamisch systeem
‘Alle onze technische gegevens en de bijbehorende modules hadden wellicht ook in een ander softwaresysteem kunnen worden verwerkt, maar zonder FileMaker zou dat van de grond af aan moeten worden opgebouwd. Er bestaat namelijk niet zoiets als standaard software voor liftonderhoud. Daardoor zou de ontwikkeling heel duur zijn geweest. Het mooie van FileMaker is dat het een raamwerk is dat je zelf kunt invullen, zodat het vrij makkelijk op maat te maken is voor ieder bedrijf. Het is ook mogelijk om voor weinig kosten meer gebruikers toe te voegen, dat is bij andere software vaak ook niet zo.’
‘Wat ook waardevol is, is dat een systeem in FileMaker telkens weer aangepast kan worden. We hebben deze database nu al jaren, maar het blijft passen bij ons bedrijf. Een paar keer per jaar heb ik contact met Kempen en dan geef ik door wat onze nieuwe wensen zijn. Ik ben daar heel tevreden over, want als ik vraag of er iets kan worden toegevoegd is dat altijd mogelijk. Op een gegeven moment heeft Kempen voor ons bijvoorbeeld een online klantportaal ontwikkeld, zodat klanten precies kunnen zien wanneer er onderhoud of keuringen zijn gepland en wat de bijbehorende prijzen zijn. Kempen is bovendien flexibel en denkt met een bedrijf mee. Sinds vorig jaar bestaan er bijvoorbeeld twee verschillende versies van onze database, doordat een deel van het bedrijf is afgesplitst. Mijn eerdere compagnon gebruikt het systeem nu net met net andere functionaliteiten.’